Kto jest Administratorem

danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest grupa spółek Invicta (dalej jako Invicta), działająca jako współadministrator danych osobowych (Invicta spółka z o.o., Invicta Management Sp. z o.o., Medyczne Laboratoria Diagnostyczne Invicta Sp. z o.o., Invicta Software Sp. z o.o., Zarządzanie Nieruchomościami Invicta Sp. z o.o., Invicta Nieruchomości Sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie
(81-740) przy ul. Polnej 64, tel. 58 58 58 800, e-mail invicta@invicta.pl.

Z kim mogę się skontaktować w sprawie moich danych osobowych?

We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych:

Beata Gozdecka

adres e - mail daneosobowe@invicta.pl

ul. Polna 64

81-740 Sopot

Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne?

Podanie danych osobowych w przypadku świadczenia usług medycznych, z wyłączeniem numeru telefonu i adresu e-mail, których podanie jest całkowicie dobrowolne, jest wymogiem ustawowym. Niepodanie wskazanych danych może uniemożliwić prawidłowe przeprowadzenie procesu leczenia. Niepodanie adresu e-mail oraz numeru telefonu może utrudnić przekazywanie na bieżąco informacji dotyczących organizacji procesu leczenia np. informacji o odwołaniu wizyty lekarskiej. 

W przypadku zgody na otrzymywanie informacji oraz zgody na dostosowanie treści przekazywanych informacji: podanie danych jest całkowicie dobrowolne, ale może utrudnić kontakt i bieżącą obsługę.

W innych przypadkach (np. korzystania z konta Medipoint.pl, udziału w procesie kwalifikacji do dawstwa) podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych uniemożliwi korzystanie z pewnych usług lub udział w wybranych procesach.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzane są  dane?

Cel przetwarzania danych

Podstawa przetwarzania

Okres przechowywania danych

Korzystanie z usług medycznych

Twoje  dane osobowe są przetwarzane w celu udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej.

W tym celu Twoje dane osobowe będą przetwarzane:

• dla ustalenia Twojej tożsamości przed udzieleniem świadczenia, weryfikację danych podczas umawiania wizyty na odległość (telefonicznie, poprzez formularz lub systemu rejestracji) i bezpośrednio w naszych Klinikach, punktach pobrań, punktach szczepień;
• dla kontaktu (telefonicznego, mailowego) aby potwierdzić lub przypomnieć o rezerwacji wizyty, badania, poinformować o konieczności przygotowania się do planowanego zabiegu, poinformować o możliwości odbioru wyników badań, rozpatrzyć Twoją prośbę lub reklamację;
• dla realizacji obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej;
• aby zakwalifikować Cię do Programu leczenia niepłodności dofinansowanego ze środków publicznych, a następnie przeprowadzić leczenie i dokonać jego rozliczenia w podmiocie finansującym;
• w raportach stanu zaszczepień oraz udzielania danych i informacji o zakażeniach i chorobach zakaźnych odpowiednim organom;
• dla poprawy jakości usługi, stałego monitorowania potrzeb i oczekiwań pacjentów, możemy kierować prośby o ocenę świadczeń lub krótkie ankiety;

Ankiety będziemy wysyłać w sposób, który nie będzie naruszał Twoich praw.

Jeśli nie będziesz chciał / chciała otrzymywać takich wiadomości, prosimy o informację zwrotną. 

• art. 9 ust. 2 lit. h) RODO
  przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego

• ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta

• ustawa z dnia 25 czerwca 2015 roku o leczeniu niepłodności

• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2006 r. w sprawie standardów jakości dla medycznych laboratoriów diagnostycznych i mikrobiologicznych

• ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi

• System zarządzania jakością EN ISO 9001

Okres przechowywania danych: Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany dla przechowywania i archiwizacji dokumentacji medycznej określony przepisami prawa, w szczególności ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta (art. 29)  i ustawy z dnia 25 czerwca 2015 roku o leczeniu niepłodności.

Udział w procesie dawstwa komórek rozrodczych

Twoje  dane osobowe są przetwarzane w celu:

• przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji do dawstwa komórek rozrodczych w dawstwie innym niż partnerskie;
• przeprowadzenie kwalifikacji medycznej do dawstwa komórek;
• przeprowadzenie procesu dawstwa komórek rozrodczych
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa – tworzenie dokumentacji medycznej, wprowadzanie danych do rejestru;
• dokonania rozliczenia i zwrotu zryczałtowanych kosztów udziału w programie, wystawienie i przesłanie deklaracji podatkowej.

• art. 9 ust. 2 lit. a) RODO

Osoba, której dane dotyczy wyraziła wyraźną zgodę (…)

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody

• art. 9 ust. 2 lit. h) RODO
  przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego

• ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta

• ustawa z dnia 25 czerwca 2015 roku o leczeniu niepłodności

• ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta

• ustawa z dnia 25 czerwca 2015 roku o leczeniu niepłodności

Okres przechowywania danych: Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany dla przechowywania i archiwizacji dokumentacji medycznej określony przepisami prawa, w szczególności ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta (art. 29)  i ustawy z dnia 25 czerwca 2015 roku o leczeniu niepłodności.

Okres przechowywania danych: Twoje dane osobowe związane z wypłatą rekompensaty i wystawieniem deklaracji podatkowej będą przechowywane przez okres wskazany w przepisach podatkowych oraz przepisach o rachunkowości.

Sprzedaż usług i badań przez internet

Twoje  dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji złożonego zamówienia dotyczącego sprzedaży usług i / lub badań rezerwacji materiału biologicznego które odbywają się przez nasze strony internetowe.

Niekiedy dla realizacji usługi konieczne jest podanie dodatkowych danych (np. numeru PESEL) np. dla założenie kartoteki. 

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy

Okres przechowywania danych: 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zakupu.  

• art. 9 ust. 2 lit. a) RODO

Osoba, której dane dotyczy wyraziła wyraźną zgodę (…)

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody, o ile dane nie stają się częścią dokumentacji medycznej.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Invicta prowadzi księgi rachunkowe oraz realizuje obowiązki podatkowe, w tym prowadzi dokumentację podatkową.

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
• Przepisy podatkowe

Okres przechowywania danych: 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy

Dochodzenie roszczeń

Twoje dane mogą być przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu realizowanych przez nas usług.

• art. 9 ust. 1 lit. f) RODO

przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Okres przechowywania danych: do momentu upływu terminu przedawnienie ewentualnych roszczeń. 

Umożliwienie korzystania z konta na Portalu Medipoint.pl

Invicta udostępnia Użytkownikom możliwość założenie konta na Portalu Medipoint.pl i korzystania z funkcjonalności, które daje Portal. Pacjent może zlecić przesłanie na jego konto danych medycznych z kartoteki pacjenta.

• art. 9 ust. 1 lit. a) RODO

osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody

Monitoring wizyjny

Twój wizerunek może być nagrany dla zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia znajdującego się w Klinice.

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora

Okres przechowywania danych: 14 dni

Nagrywanie rozmów telefonicznych

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu poprawy jakości obsługi i weryfikacji przekazywanych informacji.

• art. 9 ust. 1 lit. a) RODO

osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych

Okres przechowywania danych: do momentu upływu terminu przedawnienie ewentualnych roszczeń.

Nagrywanie rozmów w formie wideokonferencji (ZOOM)

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu archiwizowania zgód, składanych deklaracji lub oświadczeń. Nagrania są archiwizowane w dokumentacji medycznej.

• art. 9 ust. 2 lit. h) RODO

przetwarzanie jest niezbędne do celów zapewnienia opieki zdrowotnej i zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej.

Okres przechowywania danych: Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany dla przechowywania i archiwizacji dokumentacji medycznej określony przepisami prawa, w szczególności ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta (art. 29). 

Informacje o działalności Invicta, usługach, promocjach

Twoje dane mogą być przetwarzane w celu otrzymywania (pocztą elektroniczną, sms, mms, połączenia przychodzące na numer telefonu) od Invicta informacji o działalności i wydarzeniach w Invicta, w tym o usługach, produktach i nowościach oraz o rabatach, promocjach i korzyściach. 

• art. 9 ust. 1 lit. a) RODO

osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody.

Wizerunek

Jeśli wyrazisz zgodę na udostępnienie swojego wizerunku, może on być wykorzystywany na naszej stronie internetowej, na naszym profilu w mediach społecznościowych oraz w naszych materiałach informacyjnych, w zależności od zakresu Twojej zgody. 

• art. 9 ust. 1 lit. a) RODO

osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody

Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celu dopasowania przekazywanych Tobie informacji dostosowanych do Twoich potrzeb i oczekiwań (profilowanie).

Jeśli wyrazisz zgodę na przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania w celu dopasowania przekazywanych informacji, będzie to polegało na łączeniu danych otrzymanych od Ciebie z informacjami dotyczącymi cech, zachowań, preferencji w celu dopasowania informacji handlowych do znanych lub przewidywanych potrzeb lub oczekiwań (profilowanie). Dzięki temu otrzymasz takie informacje, które odpowiadają Twoimi potrzebom i które Cię interesują.

• art. 9 ust. 1 lit. a) RODO

osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych

Okres przechowywania danych: do czasu cofnięcia zgody.

Jakie mam uprawnienia?

• masz prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
• masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Żądania prosimy zgłaszać bezpośrednio w Klinice lub mailowo na adres daneosobowe@invicta.pl;
• dane: nazwisko i imię (imiona), data urodzenia, oznaczenie płci, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, w przypadku gdy pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody – nazwisko i imię (imiona) przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania, a także dane o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznym lub psychicznym zdrowia, w tym dane genetyczne są częścią dokumentacji medycznej i nie mogą być przez Administratora usunięte. Nie dotyczy to zgody na przekazywanie informacji oraz zgody na profilowanie;
• masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO lub innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
• masz prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie adresu e-mail i numeru telefonu, a także zgody na przekazywanie informacji i zgody na profilowanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Komu są przekazywane moje dane osobowe?

Twoje dane osobowe, w szczególności dane dotyczące zdrowia są poufne i podlegają ochronie w stopniu wysokim. Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, uczestniczącym w procesie leczenia, jeżeli jest to konieczne dla realizacji celów objętych udzielonymi zgodami lub przepisami prawa. Twoje dane osobowe mogą być przekazane:

• podmiotom, którym powierzyliśmy dane osobowe w ramach umowy powierzenia, które uczestniczące w obsłudze procesu leczenia;
• innym podmiotom leczniczym, które współpracują z Invicta celu zapewnienia ciągłości leczenia oraz są podwykonawcami usług medycznych;
• dostawcom usług technicznych i marketingowych, w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, sprzętu diagnostycznego, firmom kurierskim i pocztowym, dostawcom usług w obszarze marketingowym (agencje reklamowe, firmy realizujące wysyłkę sms oraz e-mail),
• dostawcom usług prawnych w sytuacji dochodzenia należnych roszczeń;
• osobom upoważnionym przez Ciebie do dostępu do dokumentacji medycznej oraz informacji o stanie zdrowia;
• podmiotom finansującym świadczenia medyczne, w szczególności Narodowemu Funduszowi Zdrowia oraz jednostkom państwowym i samorządowym w zakresie programów leczenia niepłodności.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego możliwe będzie wyłącznie na Twój wyraźny wniosek.